Como parte de los proyectos de gestión impulsados por Rectoría, la Dirección de Informática, Telecomunicaciones y Medios (DITyM - SDI), dependiente de la Vicerrectoría de Desarrollo ha diseñado una plataforma basada en herramientas de Flujo de Trabajos - Workflow- para agilizar, automatizar y descentralizar los procesos administrativos de la Universidad, que permitan en forma amigable mejorar y potenciar los servicios de nuestras Unidades.

Considerando este objetivo, tenemos el grato placer de comunicarles que a partir del primer semestre del 2005, comienzan a operar los primeros Flujos de Trabajo administrativos correspondientes a procesos de Rectoría y RRHH, con el fin de incluir en un futuro cercano todos y cada uno de los tramites de la Universidad.

Esta nueva plataforma tecnológica se encuentra disponible desde el acceso de la Intranet Utalcaonline. Cualquier duda, comentario y/o sugerencia sobre esta nueva iniciativa, favor enviar mail a: areyes@utalca.cl

Objetivos

 Agilizar, sistematizar y descentralizar los procesos administrativos de la Universidad, que permitan en forma amigable mejorar y potenciar los servicios de nuestras Unidades.

¿Qué es Workflow?

 Es la automatización de un proceso de trabajo durante el cual las solicitudes  y tareas son pasadas de un usuario a otro, de acuerdo a un conjunto de procedimientos administrativos, haciendo posible la cooperación de distintas personas mejorando la eficiencia global de operativa y eliminando los retardos en los procesos.

Beneficios

Crear flujos de trabajo totalmente escalables, manejables y reutilizables, en un entorno corporativo.

Alta productividad del personal - Ciclos más cortos

Incremento del nivel de satisfacción de los clientes, mejorando la Calidad del Servicio.

Capacidad de cumplir rápidamente con las regulaciones legales.

Eliminación de procesos innecesarios a través de la automatización de los flujos de información.

Mejor Coordinación, Comunicación y Cooperación.

Características.

Reducción significativa de los costos asociados al gasto de papel, el espacio de almacenamiento de documentos y al transporte de documentos por distintas vías.

Reasignación: El WorkFlow permite la reasignación de las tareas a distintos usuarios en función de la carga de trabajo de cada uno o de la ausencia de un miembro de la cadena.

Paralelismo en ejecución de tareas que permite la realización de varias tareas simultáneamente. En muchos procesos es necesaria esta simultaneidad que resulta imposible actualmente en los procesos basados en papel

Diseño gráfico de procesos: Herramienta gráfica para crear los mapas de procesos que definen el flujo del trabajo y las tareas desde el comienzo hasta el final.

Monitorización: Cada usuario con privilegios tiene la posibilidad de

ver los eventos y tiempos asociados a los WorkFlow en los cuales ha participado.

Comunicación: Los usuarios son notificados con sus nuevas tareas.

Firma Electrónica Simple (LEY-19799) :

Todos los procesos de Workflow estarán implementados en la Intranet de la Universidad de Talca, que posee un sistema automático de autenticación que permite a todos los usuarios identificarse a través de username / password.

En este caso el username es el RUT de la persona y su password es una clave secreta, personal e intransferible.

La aplicación Workflow tendrá un registro (log) de auditoria computacional que identificará que cosas se realizan sobre el sistema permitiendo identificar a la persona  que, por ejemplo, envió un certificado, identificando además el día y hora en que lo hizo.

Lista de Trabajos Estructurados:

Muestra todos los trabajos de cada usuario, en forma gráfica, en forma similar al ambiente Windows.

Facilidad de Búsqueda: Mediante lectura de código de barra es fácil ubicar cualquier documento en el sistema.

Integración: Con el Sistema Administrativo Financiero SAFI.

Equipo de Proyecto Workflow

Pilar Orozco – Rectoría.
Patricia Barrios – Contraloría.
Lorena Gajardo – RRHH.
Andrés Reyes – SDI – DITyM.
Jorge Herrera – SDI – DITyM.
Carlos Veloso – SDI – DITyM.

Marcelo Rojas- Diseño – DITyM.