SGC Sistema de Gestión Curricular

Un Sistema De Gestión Docente Universitario: una experiencia en acción.

RESUMEN

El SGC se implementó exitosamente a partir del año 1997 no obstante el escepticismo inicial existente en virtud de experiencias negativas de años anteriores.  La aplicación del sistema está teniendo un importante efecto a nivel de gestión, al estar enfocado de modo que cada actor asuma su respectiva responsabilidad –alumnos, profesores, Directores de Escuela, Directores de Departamentos, y otros-  y por el ordenamiento a que induce, transformando un ambiente marcado por un pesimista círculo vicioso en un alentador círculo virtuoso.

Entre los procesos que el SGC incluye, están entre otros, el registro de las actividades académicas que desarrolla el alumno desde su ingreso a la Universidad hasta su egreso; el proceso de planificación docente efectuado en cada período académico que se concreta en la oferta docente propiamente tal; y el proceso de postulación e inscripción por parte de los alumnos en los cursos planificados.

Se exponen sus características, así como las fortalezas y debilidades que han surgido en su implementación, y los desafíos futuros que se proyectan para potenciarlo.

PRESENTACIÓN

La Universidad de Talca(Chile), ha intentado implementar sistemas de gestión curricular de sus alumnos de pregrado sin mayor éxito hasta el año 1997. Entre los factores que explican lo anterior se cuentan el no recoger apropiadamente las especificaciones de información, las limitaciones de las tecnologías de información disponibles, la escasez de recursos humanos calificados para gestionar las tecnologías, pero sobretodo por la incapacidad para reconocer un entorno organizacional marcado por la excepcionalidad, la discrecionalidad, el incumplimiento en los plazos y la ausencia de responsabilidades claramente delimitadas por parte de los diferentes actores –alumnos, profesores, directores, decanos, etc.-.

A partir de esta realidad se procedió a estructurar un sistema capaz de gestionar las actividades relevantes del proceso de administración docente de forma tal que:

posibilite que los actores involucrados interactúen directamente con el sistema utilizando los utalmáticos –similares a los cajeros automáticos existentes en el sector bancario y financiero- y computadores personales localizados en los respectivos puestos de trabajo a fin de aprovechar al máximo las capacidades de interactividad y distributividad que poseen las tecnologías de información actuales;

supere las debilidades de los sistemas implementados en el pasado y sea capaz de internalizar las restricciones incorporadas en los reglamentos y normas vigentes.

La filosofía en que se basa el sistema reside en que los costos de las discrecionalidades, excepcionalidades e incumplimientos sean conocidos y/o pagados o asumidos por quienes incurren en ellos. 

Actualmente, tanto alumnos, como Profesores, Directores de Escuelas y Departamentos interactúan directamente con el sistema, efectuando tareas tales como inscripciones de asignaturas, asignación de profesores a asignaturas, y peticiones de certificados directamente en terminales habilitados para tales efectos.

El sistema ha sido diseñado utilizando los servicios que provee el Sistema de Gestión de Bases de Datos ORACLE bajo una arquitectura cliente-servidor para las lobores administrativas y arquitectura Web. para el acceso de parte de los profesores y alumnos mediante la Intranet corporativa. Además existen terminales llamados utalmáticos localizados en espacios públicos dentro del campus bajo una modalidad semejante a los cajeros automáticos.  Ellos están destinados a posibilitar que los alumnos puedan efectuar variadas consultas, destacándose la asociada al estado de avance curricular e imprimirlo bajo un esquema de “cartolas” sin valor oficial.  También es posible que los alumnos soliciten certificados y constancias por esta vía.  El software de desarrollo utilizado fue tecnologia ORACLE.

MODELAMIENTO DE LOS PROCESOS.

El siguiente diagrama de contexto ilustra los requerimientos de información que se esperan del sistema por parte de las Escuelas, Departamentos, alumnos y otros, así como las entradas requeridas para satisfacerlas.

El sistema se estructuró en base a los siguientes procesos:

Generación y planificación de la oferta docente preliminar que incluye las actividades de asignación de horarios, de profesores y salas, las cuales dan origen a una oferta docente compuesta por cursos-secciones;

Generación de la demanda docente por parte de los alumnos a partir de las postulaciones que efectúan a los cursos-secciones contenidos en la oferta docente;

Modificación o ajuste de la oferta docente preliminar considerando la demanda contenida en las postulaciones efectuadas por los alumnos;

Generación de nóminas preliminares de inscripciones a partir de las postulaciones que derivaron en inscripciones luego de verificados los múltiples requisitos exigidos ya sea por los programas de estudio en que se encuentran adscritos los alumnos; por la disponibilidad de cupos en los cursos-secciones; etc.

Actualización de inscripciones por parte de los alumnos en el período abierto para estos efectos;

Presentación y resolución de solicitudes de excepción para los efectos de inscripciones que no satisfacen una o más exigencias contenidas en los reglamentos, pero que los propios reglamentos permiten acoger en determinadas circunstancias;

Generación de actas o nóminas de inscripciones definitivas;

Asignación de notas por parte de los profesores.

Contacto: Leandro Garrido.

Email: lgarrido@utalca.cl